nasıl yapılır
Dernek Genel Kurulu Nasıl Yapılır?
Dernek Genel Kurulu Nasıl Yapılır?
Dernek genel kurulu, bir derneğin en üst karar organıdır ve üyelerin bir araya gelerek önemli kararlar aldığı toplantıdır. Genel kurul toplantıları, dernek tüzüğüne uygun şekilde düzenlenmeli ve hukuki prosedürlere uyulmalıdır. Bu makalede, dernek genel kurulunun nasıl yapılması gerektiği, aşamaları ve dikkat edilmesi gereken hususlar detaylı şekilde ele alınacaktır.
Genel Kurulun Tanımı ve Önemi
Genel kurul, dernek üyelerinin bir araya geldiği ve derneğin yönetimiyle ilgili önemli kararların alındığı toplantıdır. Genel kurulda dernek yönetimi belirlenir, mali raporlar sunulur ve derneğin geleceğiyle ilgili önemli kararlar alınır. Yasalar çerçevesinde hareket edilmesi gerektiğinden, toplantının düzenlenmesi ve yönetilmesi büyük önem taşır.
Genel Kurulun Türleri
- Olağan Genel Kurul: Dernek tüzüğünde belirtilen zaman aralıklarında düzenli olarak yapılan toplantıdır. Genellikle yılda bir veya iki kez gerçekleştirilir.
- Olağanüstü Genel Kurul: Derneğin faaliyetlerinde acil kararlar alınmasını gerektiren durumlarda yapılan toplantıdır. Yönetim kurulu veya üyelerin belirli bir kısmının talebiyle toplanır.
Genel Kurul Toplantısı İçin Hazırlık Aşamaları
- Toplantı Tarihinin Belirlenmesi:
- Dernek tüzüğüne uygun olarak toplantı tarihi belirlenmelidir.
- Olağan toplantılar tüzükte belirtilen sürelerde yapılır.
- Olağanüstü toplantılar için yönetim kurulu veya belirli sayıda üyenin talebi gereklidir.
- Gündemin Hazırlanması:
- Toplantıda görüşülecek konular önceden belirlenerek üyelere duyurulmalıdır.
- Mali tablolar, faaliyet raporları ve seçimler gibi önemli gündem maddeleri oluşturulmalıdır.
- Üyelere Davet Gönderilmesi:
- Genel kurul toplantısı için tüm üyelere yazılı olarak davet gönderilmelidir.
- Davet, dernek tüzüğüne göre belirlenen süre içinde yapılmalıdır.
- Davet, e-posta, posta veya duyuru panosu aracılığıyla gerçekleştirilebilir.
- Hazirun Listesinin Hazırlanması:
- Toplantıya katılacak üyelerin listesinin hazırlanması gerekir.
- Katılım listesi, toplantı günü imza karşılığı tamamlanır.
Genel Kurulun Açılışı ve Yürütülmesi
- Toplantının Açılışı:
- Yönetim kurulu başkanı veya görevlendirilmiş bir kişi tarafından toplantı açılır.
- Yeterli çoğunluk sağlanıp sağlanmadığı kontrol edilir.
- Yeterli çoğunluk sağlanamazsa, toplantı ikinci bir tarihe ertelenebilir.
- Divan Kurulunun Seçimi:
- Genel kurulu yönetmek üzere bir divan başkanı ve yardımcıları seçilir.
- Divan başkanı toplantıyı yönetir ve gündemi takip eder.
- Faaliyet ve Mali Raporların Sunulması:
- Derneğin faaliyet raporu ve mali durumu sunulur.
- Üyelerin onayına sunularak oylama yapılır.
- Yeni Yönetim Kurulunun Seçimi:
- Eğer seçim yapılacaksa adaylar belirlenir ve oylama gerçekleştirilir.
- Oyların sayımı ve sonuçların ilanı divan başkanı tarafından yapılır.
Genel Kurul Sonrası Yapılması Gerekenler
- Kararların Tutanakla Kaydedilmesi:
- Genel kurulda alınan kararlar tutanağa geçirilmelidir.
- Tutanak, divan başkanı ve üyeler tarafından imzalanır.
- Kararların Yetkili Mercilere Bildirilmesi:
- Seçim veya tüzük değişikliği gibi önemli kararlar, ilgili resmi makamlara bildirilmelidir.
- Dernekler masasına gerekli evraklar sunulmalıdır.
- Üyelere Bilgilendirme Yapılması:
- Alınan kararlar tüm üyelere duyurulmalıdır.
- Dernek içi iletişim kanalları kullanılarak üyelere toplantı sonuçları bildirilmelidir.
Genel Kurulda Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
- Tüzüğe uygun hareket edilmelidir.
- Çoğunluk sağlanmadan karar alınmamalıdır.
- Kararlar şeffaf ve adil şekilde alınmalıdır.
- Tüm işlemler yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır.
Sonuç
Dernek genel kurulu, derneğin en önemli karar organıdır ve profesyonel bir şekilde yönetilmesi gerekir. Gerekli prosedürler takip edilerek yapılan toplantılar, derneğin sağlıklı bir şekilde işlemesini sağlar. Tüzük kurallarına ve yasal gerekliliklere uyulması, hem toplantının geçerliliğini hem de dernek yönetiminin düzenli işleyişini garanti eder. Derneklerin, genel kurullarını titizlikle planlamaları ve gerçekleştirmeleri, uzun vadede başarılarını artıracaktır.
